Accueil de nouveaux arrivants - Matériaux de Lecture - Chapitre 04 : Soutenir les TFÉ et les
maintenir en poste

Le soutien aux TFÉ ne s’arrête pas une fois l’embauche effectuée. Pour favoriser le maintien en poste, il est important de mettre en place des procédures qui permettent aux TFÉ de se sentir accueillis et soutenus tout au long de leur carrière.

Pourquoi créer un programme d’intégration pour les TFÉ dans le secteur de l’électricité? 

• Aider les nouveaux TFÉ à se sentir accueillis et soutenus au cours de leur transition initiale.
• Clarifier les normes et les attentes non exprimées ou non écrites sur le lieu de travail, de même que le jargon et les pratiques particulières au poste concerné.
• Permettre aux TFÉ d’être mieux préparés à relever les défis du secteur.
• Offrir du temps et un espace dédié pour répondre aux questions générales liées à l’entrée en fonction dans un nouvel endroit, ainsi qu’aux questions plus précises liées aux besoins et aux expériences des TFÉ.

Pour en savoir plus sur l’intégration au sein d’une entreprise, consultez : Guide d’accueil inclusif des nouveaux talents étrangers réalisé par Embauche Immigrants Ottawa.

Quelques questions à se poser lors de l’élaboration d’un plan d’intégration pour les TFÉ : 

• Comment votre organisation accueille-t-elle actuellement les nouvelles embauches? Le processus d’accueil est-il bien perçu par les nouveaux TFÉ?
• Quel est l’engagement de votre organisation en matière de diversité? Prenez l’initiative d’adhérer à l’Accord de leadership de RHIEC afin de vous engager publiquement à offrir un milieu de travail équitable.
• Comment votre engagement est-il explicitement communiqué au personnel nouvellement embauché, avant ou juste après son entrée en fonction?
• Dans quelle mesure le personnel responsable du recrutement et de l’embauche, les formateurs et les cadres supérieurs connaissent-ils la DEI? Sont-ils en mesure de reconnaître les différents besoins des TFÉ et de les satisfaire? Vous pouvez vous inscrire à la formation sur la DEI de RHIEC pour obtenir des informations ciblées.
• Les nouveaux TFÉ ont-ils la possibilité de bénéficier d’un mentorat ou d’un jumelage avec leurs pairs? Comment les participants sont-ils jumelés dans le cadre de ces programmes?
• Comment vos concurrents intègrent-ils leurs TFÉ?
• Qui quitte votre organisation en l’espace de deux ans? Que vous révèlent les entrevues de départ sur ce qui n’allait pas ou manquait dans leur expérience d’intégration, ou sur le type d’information ou d’expérience qui aurait pu leur procurer un plus grand soutien?
• Rencontrez-vous les TFÉ au cours des trois premiers mois de leur embauche pour évaluer la qualité de leur expérience et leur perception de l’organisation? Si votre organisation offre cette possibilité de communication, êtes-vous certain que l’honnêteté d’un TFÉ au cours de ce processus n’aura pas d’incidence sur son maintien en poste?

Conseils pratiques : 

• Former les personnes les plus à même d’avoir un premier contact avec les TFÉ éventuels ou nouveaux pour qu’elles articulent et incarnent convenablement la mission, les valeurs et la philosophie de l’organisation en ce qui concerne la DEI.
• Établir un calendrier détaillé pour le premier jour de travail de chaque TFÉ :
  • Une rencontre avec le superviseur et le service des Ressources humaines
  • Du temps pour remplir les documents nécessaires (relatifs à la paie, les avantages sociaux, etc.)
  • Un bref rappel de tous les aspects relatifs à la description du poste
  • Un goûter de bienvenue avec le nouveau gestionnaire (pouvant également inclure les principaux membres de l’équipe)
  • Un rendez-vous avec les services informatiques ou d’autres groupes pour recevoir les ressources nécessaires (ordinateur portable, équipements de sécurité, outils, etc.)
  • Un bilan en fin de journée pour s’assurer que la nouvelle recrue démarre son nouveau travail sur de bonnes bases

• Dans le cadre de la trousse d’orientation, prévoir une référence rapide permettant de couvrir tous les sujets importants et pertinents et de s’assurer qu’ils sont bien maîtrisés par les TFÉ.
• Dresser une liste de contrôle pour la personne qui jouera le rôle de mentor ou de « compagnon de jumelage » :
  • Tout aménagement religieux ou autre dont le TFÉ a besoin de la part de l’organisation
  • Une visite des locaux (p. ex. toilettes, cafétéria, etc.)
  • Les personnes que le nouvel employé doit rencontrer pendant la visite
  • Les personnes vers lesquelles il pourra se tourner, au cours des premières semaines et des premiers mois de son entrée en fonction, en vue d’obtenir des précisions et des conseils sans craindre d’être jugé

• Inciter les groupes de ressources pour le personnel (p. ex. en matière d’orientation sexuelle, de handicap, de religion, de TFÉ, etc.) qui existent au sein de votre organisation à créer des programmes de parrainage par les pairs pour les nouvelles recrues.

Programmes de formation
La plupart des organisations limitent la formation du personnel aux cours techniques nécessaires aux tâches spécifiques du poste et des responsabilités de chaque employé. Or, pour travailler efficacement en milieu de travail diversifié, il faut que tous les membres de l’organisation s’engagent à bâtir un environnement inclusif. Ils doivent être conscients de leurs responsabilités et recevoir une formation sur des sujets tels que la DEI, la communication inclusive et interculturelle, les préjugés inconscients, et plus encore. Une organisation vouée à la DEI aide également le personnel à comprendre les valeurs, les pratiques et les normes de l’organisation applicables sur le lieu de travail. Cela permet au nouveau personnel de comprendre clairement les comportements acceptables et inacceptables, ainsi que les attentes en matière de compétences techniques et non techniques. Prévoyez une formation dans les domaines énumérés ci-dessous, soit en la proposant en interne, soit en recommandant une formation externe.

• Formation linguistique
  La plupart des TFÉ maîtrisent l’anglais et (ou) le français, mais ils pourront bénéficier d’une formation linguistique ciblée pour leur secteur et leur profession. Des compétences linguistiques adaptées sont essentielles pour échanger sur les normes techniques et les règles de sécurité.

• Formation à la communication inclusive
  Au sein d’une main-d’œuvre diversifiée, les normes ou les concepts de « bon sens » ne sont pas universels ou clairs pour tout le monde de la même manière. La formation à la communication inclusive peut aider tous les membres du personnel à interagir plus efficacement avec des personnes aux vécus différents, qu’il s’agisse de collègues, de fournisseurs ou encore de clients. Ce type de formation renforce également les compétences en matière de présentation et aide les travailleurs à communiquer leurs idées plus clairement.

• Formation organisationnelle
  Comme tous les nouveaux membres du personnel, les TFÉ bénéficieront d’une formation axée sur les normes, les pratiques et les attentes de votre organisation. Cette formation devrait faire partie de l’orientation en couvrant les règles et les attentes non écrites, en expliquant les connaissances tacites qui sont souvent invisibles mais appliquées, et en fournissant des exemples explicites des attentes en matière de comportement et de rendement au travail. Un autre aspect important à aborder est celui des principes et pratiques de sécurité de votre organisation, car leur mise en œuvre pourrait différer de ce que la personne nouvellement embauchée a connu dans d’autres pays.

• Formation technique
  À l’instar de tout nouveau membre du personnel, les TFÉ peuvent avoir besoin d’une formation technique en cours d’emploi, adaptée à leurs tâches et à leur profession. Cette formation doit inclure des compétences pratiques, des connaissances spécifiques au secteur ainsi que des précisions sur les tâches liées à l’emploi. La formation technique doit être en phase avec les principes de l’évaluation et la reconnaissance des acquis (ERA) afin de valider et de valoriser l’expérience pratique que les TFÉ apportent à leur poste. Si le travail nécessite une autorisation d’exercer, la formation technique doit être conforme aux critères d’obtention de cette dernière. Si l’objectif de la formation est d’obtenir ultérieurement un permis d’exercer un métier au sein d’une compétence déterminée, la formation technique doit être conçue de manière à répondre à ces exigences.

Votre organisation peut également tirer profit de l’aide apportée aux organisations communautaires et aux instituts de formation pour concevoir des programmes de formation ou de mentorat liés à l’emploi à l’intention des TFÉ.

Vous avez la possibilité de transmettre aux TFÉ vos connaissances sur la culture d’entreprise de votre organisation, le travail effectué dans votre secteur d’activité ainsi que les aspects concrets pouvant influer sur leur satisfaction vis-à-vis de leur nouvel emploi et de leur nouveau pays, notamment en matière de fiscalité, d’éducation et de soins de santé.

Il existe un certain nombre de cours de communication professionnelle conçus pour répondre aux besoins des TFÉ et des autres nouveaux arrivants :

• Cours de langue financés par le gouvernement du Canada
• Les programmes proposés par les organisations d’aide aux personnes immigrantes, telles que : Immigration Services Association of Nova Scotia

Encadrement et mentorat
La formation à elle seule ne suffit pas toujours; ainsi, un encadrement et un mentorat en continu peuvent faire une grande différence. Les TFÉ ont tout intérêt à connaître quelqu’un au sein de l’organisation qui peut les aider à se constituer un capital social (les relations et les normes qui mènent vers la réussite dans la société) dont ils ont besoin pour prospérer dans la culture unique de votre organisation.

Les mentors peuvent être des pairs exerçant des fonctions similaires ou des collègues provenant d’autres secteurs de l’organisation. Ce type de mentorat est de nature à réduire les inégalités sociales qui découlent d’un manque de connaissance des normes culturelles tacites et inexpliquées de l’organisation, en veillant à ce que les TFÉ aient accès aux mêmes possibilités et ressources que leurs homologues qui maîtrisent mieux la culture et les normes organisationnelles.

Voici quelques conseils pratiques pour assurer la réussite du mentorat des TFÉ :

• Mettre en place des structures de mentorat diversifiées.
  Jumelez les TFÉ à des membres du personnel qui ont démontré qu’ils comprenaient les attentes et les normes de l’organisation et qu’ils savaient les expliquer à un nouvel employé pour l’aider à mieux s’orienter à travers les nuances culturelles de l’organisation. Cette diversité de points de vue aidera les TFÉ à se familiariser avec les normes du lieu de travail et à les contextualiser avec leurs propres expériences.
• Veiller à ce que les personnes assurant l’encadrement et le mentorat soient au fait des aspirations professionnelles des TFÉ.
  Parce que les TFÉ viennent d’arriver au pays, dans le secteur ou les deux, ils n’ont pas encore eu l’occasion de se constituer un capital social. Les gestionnaires doivent interroger les TFÉ sur leurs objectifs de carrière et les mettre en relation avec des personnes compétentes en matière de mentorat et d’encadrement, capables de les épauler dans le contexte particulier de l’organisation.    
• Indiquer clairement les attentes.
  Les responsables du recrutement devraient avoir des échanges avec les TFÉ qui mettent en évidence les attentes mutuelles — en particulier celles qui sont comprises et pratiquées par les membres du personnel qui travaillent depuis plus longtemps dans l’organisation. Les TFÉ devraient également avoir la possibilité de travailler avec des personnes qui les encadrent et qui peuvent répondre à toutes les questions qu’ils se posent concernant les normes et les pratiques en vigueur dans l’entreprise, sans craindre de compromettre leurs perspectives d’avenir.

Dans la région de Vancouver, Mosaic propose un programme de mentorat destiné aux nouveaux arrivants, permettant d’entrer en contact avec des mentors dans un grand nombre de domaines qui les aideront à réseauter.

Perfectionnement professionnel
Les possibilités de perfectionnement professionnel sont très importantes pour l’ensemble du personnel et de votre organisation.

Il est possible que les TFÉ comprennent moins bien le déroulement et l’évolution des carrières au sein de votre organisation, ce qui les place dans une position désavantageuse. Les gestionnaires du recrutement devraient recevoir une formation leur permettant d’avoir des entretiens fructueux avec les TFÉ au sujet du perfectionnement professionnel et des promotions. Les TFÉ bénéficieront alors d’un soutien pour évoluer dans un cadre diversifié, auront l’occasion qu’on les présente à des personnes-ressources et seront plus à même de savoir comment progresser au sein de l’organisation.

Voici quelques conseils pratiques pour aider les TFÉ à progresser dans leur carrière :

• Impliquer les TFÉ dans des programmes formels de renforcement du leadership.  
• Faire preuve d’ouverture à l’égard des nouvelles formes de leadership et de collaboration. Ne pas négliger les capacités des TFÉ sous prétexte qu’elles ne correspondent pas aux normes de votre entreprise.
• Proposer un encadrement et des cours pour acquérir des compétences en matière de leadership. Il convient de tenir compte des compétences, de la formation et de l’expérience passée et présente de chaque personne lors de la définition des options en matière de formation et de développement.
• Soutenir le personnel qui souhaite obtenir une certification ou une autorisation d’exercer. Il faut envisager de fournir un soutien financier pour les examens ou d’offrir des congés payés pour se préparer aux examens importants et s’y présenter. Les retombées positives pour votre organisation seront assurément plus que compensées par ces coûts.

Voici quelques étapes et astuces clés pour gérer avec succès une main-d’œuvre diversifiée :

• Reconnaître le rôle de la culture.
  Il faut comprendre que la plupart des secteurs et des organisations possèdent une culture qui leur est propre. Dans un pays aussi diversifié que le Canada, chaque individu doit prendre conscience des spécificités culturelles de son entreprise, ainsi que de la manière de communiquer dans son secteur, sa profession et son milieu de travail. Pour aider les TFÉ à se familiariser avec les caractéristiques culturelles uniques de votre organisation et de votre équipe, il faut savoir leur expliquer ces particularités. Pour cela, inutile de nourrir des idées reçues sur la base de vos propres valeurs et croyances. Il faut formuler clairement les valeurs et les pratiques de l’organisation qui peuvent aider les TFÉ à réussir au sein de votre organisation.
• Comprendre et pratiquer la communication inclusive.
  Revoir régulièrement les politiques dans une optique de DEI afin de repérer et d’éliminer les obstacles systémiques à l’inclusion, à l’intégration et à la promotion des TFÉ. Indiquer explicitement votre soutien à la diversité dans vos stratégies de communication interne et externe.   
• Comprendre et pratiquer la communication inclusive.
  La mise en pratique des principes de la communication inclusive permet d’éliminer les obstacles auxquels sont confrontées les personnes de cultures différentes qui travaillent ensemble. Pour en savoir plus sur la communication inclusive et sur la façon d’utiliser des techniques telles que le récit et la synthèse pour promouvoir un environnement inclusif, reportez-vous à cet article de la Duke University.

• Faire preuve de souplesse dans son style de gestion.
  Les gestionnaires qui se montrent flexibles adaptent leur style de leadership aux forces et aux préférences de leurs équipes. Par exemple, vous pouvez alterner entre donner des directives claires et collaborer, en fonction de l’équipe ou du projet. La souplesse peut également consister à fournir des congés pour des événements culturellement importants, des jours fériés, des problèmes familiaux et des formations.
• Exercer un leadership inclusif.
  En paroles et en actions, il convient de démontrer que les TFÉ font partie intégrante de la mission et de la vision de votre organisation. Soutenez le personnel afin qu’il appuie à son tour la diversité et l’intégration au travail en recrutant, en maintenant en poste et en promouvant des personnes d’origines culturelles différentes. Faites participer le personnel ayant un savoir expérientiel passé et présent différent à la prise de décision et aux activités sociales. Pour en savoir plus sur les principales caractéristiques des dirigeants inclusifs, consultez cet article de la Harvard Business Review.
• Offrir un retour d’information constant.
  Fournir un retour d’information en temps opportun et de manière continue aux nouveaux membres du personnel. Cela inclut des cycles de rétroaction informels qui laissent suffisamment de temps pour poser des questions, s’améliorer et comprendre. Lorsque vous fournissez un retour d’information au personnel ou à des collègues, prenez toujours le temps de vous assurer que le message que vous vouliez faire passer a été bien compris : posez des questions visant à clarifier les choses et ne nourrissez pas d’idées reçues sur la base de la réaction ou de l’absence de réaction de la personne concernée.

Lorsque les TFÉ se sentent acceptés et soutenus par leur communauté, ils sont plus susceptibles de s’enraciner et de s’engager à résider à long terme. Les communautés professionnelles et de travail jouent un rôle important dans les réseaux sociaux des TFÉ et peuvent donc avoir un effet direct sur la fidélisation du personnel.

Voici quelques actions concrètes permettant de susciter l’inclusivité au sein de votre organisation :   

• Proposer des congés et des mesures d’adaptation fondés sur les croyances, qui reconnaissent et respectent les pratiques religieuses et culturelles des employés du monde entier. Il peut s’agir d’une période de vacances plus souple qui correspond à une grande fête de leur choix (p. ex. Eid Al-Adha, Rosh Hashanah, Diwali, Kwanzaa, Nouvel An chinois, Naw Ruz, etc.)
• Créer des groupes-ressources pour le personnel.
  Ces groupes constituent un moyen pour le personnel d’entrer en contact et de discuter des questions liées à la diversité, à l’équité et à l’inclusion. Ces groupes peuvent être constitués autour d’une identité commune (p. ex. race, ethnie, religion, nationalité), d’une expérience commune (p. ex. les TFÉ) ou d’un intérêt commun (p. ex. l’inclusivité, le bien-être, le bénévolat). Dans ces groupes, il convient de favoriser activement l’engagement des TFÉ, en les encourageant à faire part de leurs points de vue sur les pratiques susceptibles d’améliorer votre travail.   
• Prendre conscience de l’intersectionnalité.
  Il faut garder à l’esprit que les employés peuvent appartenir simultanément à plusieurs groupes et que leur savoir expérientiel peut être façonné par le recoupement de divers facteurs, tels que la race, l’appartenance ethnique, la religion, le genre et l’orientation sexuelle. Adaptez vos efforts d’inclusion à ces intersections complexes.   
• Mettre en œuvre des initiatives explicites de lutte contre le racism.
  Celles-ci doivent porter sur le racisme systémique, les microagressions et les préjugés inconscients au travail. Rappelez-vous qu’il ne suffit pas de ne pas être raciste, mais que tous les employés doivent s’efforcer activement d’atténuer et de faire reculer le racisme systémique tout en favorisant l’inclusion.   

• Mettre en place des mécanismes de retour d’information.
  Ceux-ci doivent permettre au personnel, y compris les TFÉ, de dénoncer et de décrire tout problème lié à leur expérience du milieu de travail. Assurez-vous que ces mécanismes sont rendus anonymes et que les commentaires font l’objet d’une enquête et d’une action.   
• Établir un programme d’orientation complet pour les TFÉ, qui démontre votre engagement à accueillir et à intégrer le nouveau personnel, en lui procurant un sentiment de valorisation et d’inclusion. Ce programme devrait inclure un programme de jumelage qui facilitera la transition et l’intégration.
• Participer activement aux initiatives liées au recrutement, à l’encadrement, à l’avancement et au maintien en poste des TFÉ et les aider à se développer. Encouragez chaque membre de votre organisation ou de votre équipe à participer à ces efforts.
• Proposer une formation à la diversité et à l’interculturalité au personnel.
  Cela permettra d’améliorer les compétences culturelles et de promouvoir une communication efficace et inclusive au sein de votre organisation. Parmi les sujets à explorer, citons :
  • Pouvoir et privilèges
  • Intersectionnalité
  • Lutte contre le racisme
  • Neurodiversité
  • Santé mentale et bien-être
  • Diversité religieuse et accommodements
  • Droits et inclusion des 2ELGBTQQIA+
  • Communication et compétences générales

Voici les principales étapes à suivre pour soutenir et évaluer votre réussite en matière d’intégration et de maintien en poste des TFÉ :

• S’engager publiquement.
  Inclure votre signature sur l’Accord de leadership sur la diversité, l’équité et l’inclusion de RHIEC. L’Accord représente un engagement public des organisations canadiennes à faire progresser et à donner la priorité à la DEI dans leurs politiques, leurs processus et leur culture afin de créer de manière proactive des milieux de travail inclusifs et équitables. 

• Fixer des indicateurs de rendement clés (IRC) et des paramètres.
  Établissez des indicateurs de rendement clés et des paramètres clairs et mesurables permettant de suivre les progrès et la portée de vos initiatives d’intégration. Les indicateurs peuvent inclure les taux de maintien dans l’emploi, les ratios de promotion ainsi que le retour d’information des TFÉ et de leurs supérieurs hiérarchiques. Communiquez ces données pour faire état des progrès accomplis et corriger les échecs.

• Mener des sondages auprès du personnel.
  Menez des sondages auprès des TFÉ pour connaître leur avis et leurs impressions sur les programmes d’intégration de votre organisation. Abordez des domaines tels que l’intégration, le mentorat et la satisfaction générale au travail. Tenez compte de leurs commentaires pour apporter des améliorations dans divers domaines, programmes et initiatives.

• Mettre en place des processus de retours d’information en continu.
  En créant des canaux de rétroaction réguliers au sein de votre organisation, vous obtiendrez l’avis des responsables, des mentors et des collègues qui travaillent en étroite collaboration avec les TFÉ. Cela peut apporter des indications précieuses sur l’efficacité de vos stratégies.

• Mener des entretiens de départ.
  Invitez les TFÉ qui quittent votre organisation au cours des deux premières années à mener des entretiens de départ afin de mettre le doigt sur les difficultés ou les lacunes du processus d’intégration. Analysez les thématiques communes issues de ces entretiens afin d’apporter des solutions aux problèmes rencontrés.

• Évaluer vos pratiques en matière de diversité et d’inclusion.
  Effectuez des évaluations (telles que des vérifications externes) des pratiques de votre organisation en matière de diversité et d’inclusion, en mettant l’accent sur l’expérience des TFÉ. Déterminez si la culture de votre entreprise correspond à votre engagement déclaré en faveur de la diversité.

• Se comparer à la concurrence.
  Comparez vos efforts d’intégration et de fidélisation des TFÉ à ceux de vos concurrents. Examinez et tirez des leçons de la manière dont ils intègrent, encadrent et soutiennent les TFÉ afin de dégager les pratiques exemplaires et les aspects à améliorer.

• Tirer parti des évaluations par les pairs.
  Participez à des évaluations par les pairs avec d’autres organisations de votre secteur ou de votre industrie pour mettre en commun vos expériences et vos stratégies liées à l’intégration des TFÉ. Bénéficiez des réussites et des difficultés de chacun.

• Évaluer les répercussions sur les objectifs de l’entreprise.
  Évaluez la manière dont vos initiatives d’intégration et de maintien en poste des TFÉ correspondent aux objectifs opérationnels plus ambitieux de votre organisation. Mesurez les bénéfices des TFÉ sur la diversité et la productivité de votre main-d’œuvre.

• Solliciter le retour d’information des mentors et des accompagnateurs.
  Demandez l’avis des mentors, des personnes jumelées et des responsables de l’encadrement impliqués dans l’accompagnement des TFÉ. Leurs idées peuvent vous aider à évaluer l’efficacité de vos programmes de mentorat.

• Assurer un suivi dans le temps.
  Instaurez un système de suivi à long terme pour suivre la progression de carrière et la fidélisation des TFÉ au-delà de leur période d’intégration initiale. Cela peut aider à dégager des tendances et à repérer les domaines dans lesquels il faut poursuivre le développement.

• Prendre en compte les compétences culturelles.
  Évaluez les compétences culturelles de vos équipes de gestion et de direction au moyen d’évaluations ou de sondages. Assurez-vous qu’ils sont suffisamment outillés pour répondre aux besoins spécifiques des TFÉ.

• Calculer le rendement par rapport à l’investissement.
  Réalisez une analyse coûts-avantages pour évaluer le rendement par rapport à l’investissement de vos initiatives d’intégration et de maintien dans l’emploi des TFÉ. Déterminez les avantages tangibles et intangibles.

• Continuer de progresser.
  Utilisez les données et le retour d’information recueillis pour prendre des décisions éclairées et renforcer continuellement vos stratégies d’intégration et de maintien en poste. Adaptez-vous à l’évolution des besoins et des circonstances.