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Intégration inclusive

Une trousse des RH conçue pour les employeur·euse·s du secteur de l’électricité et de l’énergie renouvelable de l’Alberta.

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Les raisons de la mise en œuvre de l’intégration inclusive et les manières d’y parvenir

Investir dans l’intégration d’un·e nouvel·le employé·e l’aidera à : 

  • Devenir productif·ive et à réussir dans son rôle le plus rapidement possible. 
  • Se sentir valorisé·e au sein de l’équipe et de l’organisation. 
  • Connaître une première expérience positive qui influencera sa décision de rester à long terme. 

Après avoir sélectionné le·la bon·ne employé·e pour le rôle, une bonne façon de rentabiliser votre investissement est d’aller au bout des choses en faisant en sorte qu’il·elle se sente le·la bienvenu·e dès le départ. C’est d’autant plus vrai dans le contexte où les employé·e·s recruté·e·s à partir de groupes de talents sous-représentés peuvent sentir qu’ils·elles sont les « seul·e·s de ce groupe » au sein de leur nouvelle équipe.11 

Faites appel à toute l’équipe 

Si toute l’équipe déploie des efforts, le·la nouvel·le employé·e est susceptible de vivre une première expérience plus positive et plus productive. 

  • L’inclusion est la responsabilité de chacun·e : Faites savoir à l’équipe que chaque membre peut jouer un rôle, fournissez des exemples précis et soulignez les avantages pour l’équipe. 
  • Soyez proactif·ve – et positif·ve – dans vos préparatifs : Avant l’arrivée de la nouvelle recrue, partagez l’information relative à ses qualités, ainsi que l’expertise et l’expérience qu’elle apporte à l’organisation, afin qu’elle ne soit pas considérée comme un simple « numéro ».  Abordez la « dissemblance » qui caractérise la nouvelle recrue, afin d’aider l’équipe à se familiariser avec l’idée. Tirez profit de l’expertise des groupes-ressources d’employé·e·s ou de prestataires de services locaux et invitez-les à apporter leur assistance, s’il y a lieu. 
  • Favorisez les réseaux d’employé·e·s : Invitez votre nouvel·le employé·e à participer à des comités d’employé·e·s, des équipes et des groupes-ressources d’employé·e·s ou des prestataires de services locaux afin d’apporter son assistance, s’il y a lieu. 
  • Tissez des liens utiles : Dans les premières semaines suivant l’arrivée du·de la nouvel·le employé·e, organisez des rencontres individuelles avec des personnes qui peuvent l’aider à se sentir le·la bienvenu·e, le·la soutenir et l’aider à bâtir son propre réseau interne. Il peut s’agir d’employé·e·s ou de dirigeant·e·s avec qui le·la nouvel·le employé·e sera appelé·e à collaborer. Avec le·la nouvel·le employé·e, tentez d’identifier d’autres personnes qu’il serait pertinent de lui présenter en fonction de ses domaines d’intérêt. 

L’inclusion commence dès le premier jour 

  • Les petites choses comptent : Assurez-vous que l’essentiel – comme un ordinateur fonctionnel et l’accès au bâtiment – est en place bien à l’avance. Selon des recherches, ces facteurs ont une incidence sur l’expérience des nouveaux·elles employé·e·s et sur leurs impressions initiales du lieu de travail.12 
  • Faites le point régulièrement : Il a été prouvé que tenir plusieurs rencontres individuelles avec un·e nouvel·le employé·e pendant sa première semaine contribue considérablement à la mobilisation13. 
  • Offrez de la formation sur l’ÉDI dès le départ : Cela renforce le fait que l’ÉDI fait partie de la culture organisationnelle et indique clairement au·à la nouvel·le employé·e les attentes et les compétences requises pour un travail d’équipe inclusif. 
  • Soyez à l’affût des préjugés involontaires : Soyez à l’affût des tensions et des micromessages négatifs qui peuvent entraîner des répercussions subtiles, mais importantes, sur la façon dont le·la nouvel·le employé·e se sentira accueilli·e. Il pourrait s’agir par exemple d’un·e nouvel·le employé·e qui a été involontairement écarté·e de listes de distribution ou d’invitations à des événements sociaux d’équipe, ou dont l’avis n’a pas été sollicité comme celui des autres lors de réunions. 
  • Ne faites pas de suppositions : Évitez de présumer ce que le·la nouvel·le employé·e sait ou ce dont il·elle a besoin – demandez-lui et demeurez ouvert·e à répondre à ses questions. Par exemple, partagez les renseignements relatifs à toutes les options disponibles en matière de flexibilité en milieu de travail, plutôt que de supposer de ce qui pourrait intéresser l’employé·e. 
  • Célébrez les petites victoires : Proposez au·à la nouvel·le employé·e des activités qui lui permettront d’apporter sa contribution dès le départ en mettant à profit son expérience. 
  • Planifiez une rétroaction bidirectionnelle : Après environ deux semaines, organisez une rencontre individuelle pour fournir une première rétroaction spécifique à votre nouvel·le employé·e, et demandez-lui de vous faire part de son expérience au cours du processus d’intégration. 

Assignez un·e collègue accompagnateur·rice 

Un·e collègue accompagnateur·rice peut jouer un rôle précieux dans l’intégration de nouvelles recrues et dans la création de liens solides avec les membres de l’équipe. 

Il·elle pourra : 

  • Aider la nouvelle recrue à saisir les « règles non écrites » de la culture organisationnelle. 
  • Les normes « non écrites » courantes en milieu de travail : il s’agit notamment de la ponctualité; des attentes concernant la disponibilité en dehors des heures ouvrables; des communications avec les dirigeant·e·s; ainsi que du ton des réunions d’affaires avec la clientèle, y compris le bavardage anodin, la tenue vestimentaire, les rôles et les processus décisionnels. 
  • Fournir le contexte nécessaire pour que la nouvelle recrue se joigne à l’équipe avec succès, comme en expliquant la façon dont l’équipe communique et collabore, et en transmettant les autres normes en vigueur (notamment sur les commentaires ou les conversations difficiles). 

Il·elle devrait : 

  • Bien connaître les tâches assignées au·à la nouvel·le employé·e. 
  • Être en mesure d’accueillir la nouvelle recrue dès son premier jour, être disponible pour répondre aux questions et consacrer un temps prédéfini pour la soutenir. 
  • Idéalement, relever du·de la même gestionnaire, afin de faciliter l’accès aux autres membres de l’équipe. 

Les jeunes travailleur·euse·s et la collaboration :  Les millénariaux et la génération Z ont l’habitude du partage d’information – il sera donc extrêmement utile de créer des occasions de travailler en coopération par le biais du travail d’équipe. Cela contribuera également à développer un sentiment de cohésion et permettra de nouer des liens sociaux; il s’agit là d’éléments que plusieurs recherchent auprès de leurs employeur·euse·s entraînant par la suite l’engagement et la rétention des employé·e·s. 

Accueillir avec authenticité 

  • Soyez bien préparé·e : assurez-vous que toutes les mesures d’adaptation convenues sont en place avant la première journée de travail. Vérifiez avec la nouvelle recrue dès le début et quelques semaines plus tard que les mesures d’adaptation sont adéquates. 
  • Présentez votre nouvel·le employé·e d’une façon qui lui convient et le·la soutient : évitez tous les tracas inutiles pouvant mettre le·la nouvel·le employé·e mal à l’aise et saper tous les efforts visant à lui offrir un accueil respectueux. Pour mettre en contexte, abordez la situation de la même manière que vous l’avez fait dans le passé au moment de fournir des mesures d’adaptation à un·e employé·e qui revenait d’un congé, par exemple.14

Des mesures d’adaptation quotidiennes peuvent aider les nouveaux·elles employé·e·s à faire de leur mieux. Certaines mesures d’adaptation informelles visant à répondre aux divers besoins des nouveaux·elles employé·e·s sont : 

  • Vérifier les fêtes des principales confessions au moment d’organiser des événements ou de planifier le travail. 
  • Offrir l’information d’orientation verbalement et par écrit. 
  • Structurer les réunions de façon plus inclusive (fournir des renseignements à l’avance, demander intentionnellement l’avis des nouveaux·elles employé·e·s, etc.). 
  • Faire preuve de flexibilité, par exemple en mettant à disposition une « salle de recueillement » multifonction pouvant être utilisée pour la prière, la méditation pleine conscience ou d’autres besoins. 
  • Communiquer de façon inclusive, par exemple en vous enquérant sur les pronoms de préférence à utiliser. 

Comment profiter des groupes-ressources d’employé·e·s 

Jusqu’à 90 % des entreprises Fortune 500 ont constaté l’importance que procurent les groupes-ressources d’employé·e·s dans l’inclusion des employé·e·s. 

Avantages : Augmentation de l’engagement et de la rétention des employé·e·s; formation de nouveaux·elles dirigeant·e·s; et occasion d’obtenir des recommandations et des talents diversifiés de haute qualité. 

Principales activités : Accueil des nouveaux·elles employé·e·s, soutien offert par les collègues accompagnateur·rice·s, activités sociales, possibilités de perfectionnement professionnel et des compétences, réseautage et partage des pratiques exemplaires et leçons apprises. 

Expertise à solliciter : Expériences des employé·e·s, comme les problèmes et obstacles possibles quand vient le temps de saisir la clientèle et les nouveaux marchés.10 

Comment intégrer de façon inclusive 

Des mesures d’adaptation quotidiennes peuvent aider les nouveaux·elles employé·e·s à faire de leur mieux : Voici certaines mesures d’adaptation informelles visant à répondre aux divers besoins des nouveaux·elles employé·e·s : 

  • Vérifier les fêtes des principales confessions au moment d’organiser des événements ou de planifier le travail. 
  • Offrir l’information d’orientation verbalement et par écrit. 
  • Structurer les réunions de façon plus inclusive (fournir des renseignements à l’avance, demander intentionnellement l’avis des nouveaux·elles employé·e·s, etc.). 
  • Faire preuve de flexibilité, par exemple en mettant à disposition une « salle de recueillement » multifonction pouvant être utilisée pour la prière, la méditation pleine conscience ou d’autres besoins.
  • Communiquer de façon inclusive, par exemple en vous enquérant sur les pronoms de préférence à utiliser. 

Remarque : Selon le Conference Board of Canada, seulement 20 % des travailleur·euse·s en situation de handicap nécessitent des mesures d’adaptation, et le coût associé se situe entre 1 $ et 500 $ dans 65 % des cas.15 Des mesures d’adaptation courantes, comme des horaires flexibles ou des options de travail à distance, ne coûtent rien. De plus, les frais associés aux logiciels, aux fauteuils ergonomiques et à d’autres mesures d’adaptation physiques sont relativement bas. Les incroyables progrès réalisés dans le domaine de la technologie d’aide, par exemple en ce qui a trait aux logiciels de synthèse vocale, ont rendu les mesures d’adaptation technologiques non seulement très efficaces, mais aussi très rentables.16