Lieu : Ottawa, ON (Hybride)
Type : Contrat à temps plein ou à temps partiel (minimum 24 heures/semaine) d’un an avec conversion automatique en contrat à durée indéterminée (CDI)
Relève de : PDG
Salaire : 60 000 $ à 70 000 $ (temps plein), selon l’expérience
Date de début : Immédiatement
Résumé du poste
Le secteur de l’électricité au Canada connaît une croissance et une transformation significatives. Alors que les Canadiens électrifient leurs maisons et leurs véhicules, intègrent des technologies d’énergie renouvelable dans le réseau et adoptent l’impact de la technologie numérique, il est crucial de rassembler les employeurs, les syndicats, les établissements postsecondaires et les décideurs politiques pour relever les défis de main-d’œuvre auxquels le secteur est confronté.
Ressources humaines, industrie électrique du Canada (RHIEC) travaille avec ses partenaires pour bâtir une main-d’œuvre électrique de classe mondiale, axée sur la sécurité, l’innovation et l’inclusion.
Relevant de l’équipe de direction, l’adjoint(e) de direction et gestionnaire de bureau est un(e) conseiller(ère) de confiance qui soutient directement les initiatives de la haute direction, les activités du conseil d’administration et les opérations générales du bureau. Ce rôle exige un bon jugement, de la discrétion et une excellente capacité à communiquer avec divers intervenants. Le ou la titulaire jouera un rôle essentiel au sein de l’équipe de RHIEC en assurant la gestion du bureau et la mise en œuvre des politiques internes.
Responsabilités
Soutien à la direction
- Gérer et coordonner l’agenda des réunions du PDG, et soutenir les autres cadres supérieurs et membres du conseil au besoin.
- Rédiger et répondre à la correspondance de la direction (courriels, appels, courrier).
- Appuyer la coordination des activités du conseil d’administration et des tables rondes des membres, y compris les réunions et la documentation, à l’aide des outils appropriés (p. ex. : Zoom).
- Gérer la logistique et la planification des réunions du conseil, des comités directeurs et des tables rondes (en personne, en format virtuel ou hybride), y compris les déplacements et l’hébergement.
- Préparer et distribuer les documents des réunions du conseil et des comités à l’avance.
- Assister aux réunions sur demande, prendre les procès-verbaux et s’assurer que les documents sont disponibles en format papier ou électronique.
- Rédiger et distribuer les procès-verbaux de certaines réunions internes.
- Coordonner les déplacements et la correspondance du PDG et, au besoin, d’autres membres de l’équipe, conformément aux politiques de RHIEC.
- Conseiller le PDG sur les opérations du bureau, au besoin.
Administration du bureau
- Soutenir les activités liées aux ressources humaines, y compris l’intégration, la mise en œuvre des politiques et la gestion des dossiers des employés (p. ex. : lettres d’offre, suivi des vacances, achats pour le bureau à domicile, rappels d’anniversaires de travail, suivi de la gestion du rendement et des mesures disciplinaires).
- Maintenir la base de données CRM de l’organisation.
- Servir de point central pour les fournitures de bureau, la technologie et les systèmes de communication.
- Suivre et approuver les dépenses du bureau, et effectuer les achats selon une approche « juste à temps ».
- Surveiller la boîte courriel générale et assurer une réponse ou un renvoi dans un délai de 24 heures; transférer immédiatement les demandes des médias.
- Assurer la liaison avec la gestion de l’immeuble, les fournisseurs de services et les entrepreneurs pour l’entretien du bureau.
- Effectuer d’autres tâches à la demande du PDG.
Qualifications
- Trois (3) ans d’expérience à titre d’adjoint(e) de direction, de préférence dans un environnement corporatif.
- Expérience en soutien aux cadres, coordination de réunions, prise de procès-verbaux et préparation de documents.
- Haut niveau d’intégrité, d’éthique, de confidentialité et de discrétion.
- Autonomie et capacité à travailler de façon indépendante et collaborative, avec un minimum de supervision.
- Solides compétences en organisation et en gestion des priorités, avec un souci du détail.
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles; à l’aise avec des clients internes et externes occupant des postes de direction.
- Maîtrise des plateformes de réunions virtuelles.
- Compétences avancées avec Microsoft Office et Adobe Acrobat (un atout).
- Le bilinguisme en anglais et en français est un atout.
Environnement de travail
- Basé à Ottawa, environnement de travail hybride (minimum 3 jours au bureau par semaine).
- Petit bureau avec une équipe d’environ 15 employés.
- Proche des transports en commun, stationnement payant disponible, commodités locales à proximité.
- Quelques déplacements à travers le Canada sont nécessaires.
Rémunération et avantages
- Contrat d’un an avec conversion automatique en poste permanent après la réussite des livrables de la première année.
- Ce poste peut être à temps partiel ou à temps plein (minimum 24 heures/semaine).
- Salaire : 60 000 $ à 70 000 $ par an (temps plein), selon l’expérience.
- 15 jours de vacances payées par an, 1 journée de bénévolat payée et 3 journées supplémentaires en décembre.
- Ensemble flexible d’avantages sociaux en matière de santé après la période de probation, incluant les médicaments sur ordonnance et un compte de dépenses de santé.
- Programme d’aide aux employés.
- Contributions REER jumelées par l’employeur après un an de service.
- Opportunités de perfectionnement professionnel et de croissance de carrière.
Candidatures
Pour postuler à ce poste, veuillez soumettre une lettre de motivation et un CV par courriel à [email protected].
Les candidatures sont acceptées de façon continue jusqu’à ce que le poste soit pourvu.
Vous ne remplissez que certaines des exigences, mais pensez être un bon candidat? Chez RHIEC, nous sommes dédiés à la création d’un lieu de travail diversifié, inclusif et authentique. Si ce rôle vous enthousiasme, mais que votre expérience ne correspond pas parfaitement à chaque qualification de la description de poste, nous vous encourageons à postuler quand même. Vous pourriez être le candidat idéal pour ce poste ou pour d’autres.
RHIEC est un employeur enthousiaste offrant l’égalité des chances. Si vous êtes sélectionné pour une entrevue et avez besoin d’accommodements, veuillez nous en informer. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes sélectionnées pour un entretien.
À propos de RHIEC
L’électricité est un élément essentiel de l’économie canadienne, alimentée par plus de 100 000 Canadiens qui la génèrent, la transmettent et la distribuent aux foyers et entreprises à travers le pays. Alors que les démographies et la technologie évoluent, l’industrie doit s’adapter et développer sa main-d’œuvre qualifiée. Ressources humaines, industrie électrique du Canada (RHIEC) soutient cette transition en fournissant des recherches objectives, des informations et des outils sur les tendances du marché du travail, aidant la main-d’œuvre à rester innovante et à améliorer la qualité du service. RHIEC est un partenaire de confiance, offrant des solutions basées sur des données factuelles pour relever les défis des ressources humaines dans le secteur de l’électricité.
Nous reconnaissons respectueusement que nous menons nos activités sur les territoires ancestraux et non cédés de tous les peuples des Premières Nations, Métis et Inuits à travers l’île de la Tortue. Le siège social de RHIEC est situé sur le territoire traditionnel et non cédé du peuple Algonquin Anishinabe, dont nous honorons la présence et les contributions durables.